Sektor pelayanan penting dalam perubahan ekonomi dunia. Pelayanan suatu organisasi menentukan kualitas organisasi, baik kualitas interpersonal maupun intrapersonal. Kualitas interpersonal antara lain skill, leadership, problem solving dll. Sedangkan kualitas intrapersonal berhubungan dengan bagaimana organisasi itu mengelola sistem agar berjalan dengan baik. Kualitas sistem manajemen dapat diukur dengan standar internasional antara lain keuntungan produksi, banyaknya pengguna, banyaknya konsumen dan peran regulator. Semuanya itu dapat dicapai jika organisasi menggunakan tolok ukur ISO 9000.

Di Lithuania, pada akhir Juli 2010, ISO 9001 mendekati 1.022 sertifikat pada semua sektor produksi, pelayanan dan pemerintahan. Hal ini mengalami peningkatan dari tahun-tahun sebelumnya. Meskipun terbilang sukses, namun sertifikat ISO 9000 banyak di kritik, diantaranya sertifikat ISO 9000 tidak memberikan peningkatan jaminan hasil baik secara implisit maupun eksplisit, misalnya lebih mahal, banyak waktu yang digunakan, tidak mengenal orang tertentu dan implementasi harga lebih tinggi daripada keuntungan yang didapat.

Karena implementasi kualitas sistem manajemen adalah sebuah proses sukarela yang didukung oleh strategi organisasi, motivasi, kebijakan dan tujuan. Maka sertifikat ISO 9000 memberikan kualitas sistem manajemen yang lebih baik, strategi organisasi yang lebih baik, ukuran dan struktur organisasi yang lebih ramping dan handal, lingkungan organisasi yang mendukung, perubahan organisasi kearah yang lebih baik.

Organisasi yang bersertifikat ISO memiliki kesempatan untuk memperbaiki proses internal dan sistemnya. Selain itu terbukti organisasi yang bersertifikat lebih kuat, lebih untung, lebih nyata dampaknya dan lebih jelas prosedur kerja dan pertanggung jawabannya.

White et al (2009) menyimpulkan hasil penelitiannya tentang rasionalisasi penetapan kualitas sistem manejemen yang bersertifikat ISO 9000 pada organisasi non profit kecil sampai medium di UK terlihat dari kualitas sistem manajemen organisasi yang bisa menghasilkan bottom line saving dan perbaikan bussiness performance. selain itu proses persiapan sertifikasi juga berdampak pada perkembangan kualitas sistem manajemen sebagai bagian dari hubungan inisiasi, kemajuan pelayanan yang terjangkau.

Organisasi yang bersertifikasi memiliki bobot kualitas sistem manajemen yang berbeda-beda. Hal ini tergantung dari cara implementasinya, dan dapat dicapai bila gaya kepemimpinan mengutamakan kualitas pelayanan organisasi, memotivasi staff mengupdate ilmu pengetahuan terkini dan selalu mengambil keputusan memberikan keuntungan organisasi.

Implementasi kualitas sistem manajemen yang bersertifikasi memberikan keuntungan yang intangible (tidak bisa diraba) misalnya perubahan tanggung jawab, kewajiban staff, komunikasi yang lebih baik dan peningkatan efisiensi.

Ada 2 dimensi yang menyokong standar ISO 9000 yakni dimensi kontrol dan dimensi kreatifitas. Kedua dimensi ini sangat berpengaruh dalam menyokong strategi manajemen organisasi. Dimensi kontrol tidak berbeda dengan sistem birokrasi yakni organisasi sebagai pusat, banyak rumus, downward komunikasi, menggunakan proses orientasi strategi, disiplin yang tinggi dan mengerjakan sesuatu secara struktural (perintah atasan). Standar yang dipakai untuk mengukur dimensi control antara lain dokumen (manual, prosedur, instruksi, protokol dll) dan sistimatika (hirarki, kerapian, keteraturan, proses interaksi dll).

Dimensi kreatifitas menggunakan cross-hierarchical artinya mengutamakan fleksibilitas dan mengutamakan kerjasama tim. Ciri-cirinya adalah sedikit rumus, sistem komunikasi yang upward dan downward, selalu mencari peluang pasar dan yang paling utama adalah struktur yang fleksibel dan berpengalaman.

Bagaimana dengan biaya kualitas sistem manajemen pasca sertifikasi? Organisasi melakukan perubahan secara terus menerus sesuai dengan perkembangan zaman dan selalu mendapat keuntungan dari kualitas perubahan manajemen. Pasca sertifikasi kualitas sistem manajemen menjadi lebih baik dan aktifitas seperti proses manajemen, perbaikan manajemen, audit internal dan eksternal, pengumpulan dan analisis data, pengukuran dan perbaikan secara terus menerus menjadi lebih baik dan merupakan kunci pasca sertifikat. Hal ini perlu kerja sama dari semua tim manajemen (top management dan employee management), dalam memberikan keuntungan organisasi.

Menurut terziovski dan power (2007), efektifitas kualitas sistem organisasi dapat dicapai secara terus menerus jika organisasi itu sudah memiliki sertifikat ISO 9000. Proses manajemen selalu diukur, audit internal dan eksternal membantu meningkatkan kualitas manajemen dan meningkatkan motivasi kualitas kerja, serta kualitas auditor dalam mengumpulkan dan menganalisis data memegang peranan penting dalam meningkatkan nilai kualitas sistem manajemen.

Bagaimana di Indonesia? Peraturan pemerintah No. 72 tahun 2012 pada poin 2 mengatakan bahwa: "Pembinaan dan pengawasan upaya kesehatan dilakukan secara berjenjang melalui standarisasi, sertifikasi, lisensi, akreditasi dan penegakan hukum yang dilakukan oleh pemerintah bersama dengan profesi dan masyarakat". Hal ini harus dilakukan karena pemerintah berkewajiban dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas dan mampu memberikan kepuasan bagi masyarakat, selain itu puskesmas sebagai ujung tombak dan pilar dasar dalam bidang kesehatan belum mampu menjawab tuntutan reformasi birokrasi, serta penilaian kualitas pelayanan di puskesmas belum mampu memberikan kualitas yang baik dengan menggunakan tolok ukur target penurunan AKI dan AKB, hal ini mungkin dipengaruhi oleh proses yang tidak diukur dengan baik, tidak dimonitor dengan baik, tidak dikendalikan dengan baik, bahkan tidak selalu mengikuti arus perubahan zaman yang serba modern, selain itu persaingan fasilitas pemerintah (puskesmas ) dan fasilitas swasta (klinik) tidak seimbang, fasilitas pemerintah mengikuti arus birokrasi yang ada sedangkan fasilitas swasta mencari strategi manajemen untuk menangkap peluang pasar, dan memenuhi kebutuhan dan kepuasan pasar.

Belajar dari kualitas sistem manajemen di Lithuania dengan menjangkau tujuan dari organisasi pelayanan terutama di sektor public, puskesmas harus memberikan perspektif strategi, mengutamakan kualitas pelayanan, mengutamakan kepuasan pasien dan kualitas sistem manajemen kesehatan di tingkat dasar dengan tolok ukur standar ISO 9000. Jika puskesmas sudah berstandar ISO 9000, dengan sendirinya puskesmas akan termotivasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan untuk meningkatkan pendapatan, selain itu puskesmas akan selalu merubah kualitas pelayanan sesuai dengan tuntutan zaman sebagai reaksi dari tuntutan pelanggan, proses manajemen akan lebih baik, perbaikan performance akan dilakukan secara terus menerus, audit internal , audit eksternal, pengumpulan data, analisis data dan evaluasi pelayanan juga akan dilakukan secara terus menerus.

Sumber : Adolfas Kaziliunas. 2010 The implementation of quality management systems in service organization. Ateities 20, LT-08303 Vilnius, Lituania ISSN 2029-2872.

Oleh: Dedison Asanab, SKM-Pusat Penelitian Kebijakan Kesehatan dan Kedokteran Undana

artikel