Saluran komunikasi yang dimiliki rumah sakit merupakan salah satu jalur untuk menampung informasi potensi fraud. Saluran komunikasi seperti hotline akan membantu Anda menangkap sebanyak mungkin informasi potensi-potensi fraud yang mungkin terjadi di RS.

Pada artikel sebelumnya Anda telah membaca tentang alasan penting memiliki sistem pelaporan untuk mendeteksi potensi fraud. Artikel tersebut juga menjelaskan berbagai alasan hambatan yang mungkin timbul dalam optimalisasi saluran pelaporan tersebut. Nah, sesuai janji saya, pada artikel kali ini saya akan memaparkan bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan tersebut. Bila Anda belum membaca artikel sebelumnya, silakan klik di sini.

Hambatan dalam penyelenggaraan sistem pelaporan akan sangat menyulitkan faskes untuk mengumpulkan data-data potensi fraud. Agar sistem pelaporan fraud dapat berjalan baik, faskes harus mempersiapkan dengan detil hal-hal teknis yang dibutuhkan. Persiapan teknis tersebut diantaranya:

 

1. Menyiapkan informasi mengenai bentuk-bentuk potensi fraud layanan kesehatan yang mungkin terjadi di sekitar kita.
   Informasi bentuk-bentuk fraud di faskes serta penjelasannya dapat diambil dari Permenkes No. 36/ 2015 yang dapat Anda akses di link ini.
2. Memilih media-media informasi di faskes yang akan digunakan sebagai media pelaporan potensi fraud.
   Faskes dapat menggunakan saluran-saluran informasi yang sudah umum digunakan. Saluran komunikasi ini dapat berupa hotline, website, kotak saran, email faskes, ataupun SMS center. Faskes juga dapat memutuskan untuk membuat saluran komunikasi baru yang dikhususkan untuk menggali informasi fraud.
3. Mempersiapkan sistem respon pasca pelaporan.
   Laporan potensi fraud yang diterima dari staf internal maupun pelanggan faskes harus direspon baik. Faskes harus menentukan orang yang akan menerima laporan, membuat rekap laporan, meneruskan laporannya ke tim anti fraud, hingga menetapkan tindak lanjutnya. Alur pengelolaan laporan mulai dari penerimaan hingga tindak lanjutnya juga harus ditetapkan dan diketahui oleh pihak-pihak yang terlibat.
4. Mempersiapan sistem pengelolaan dan pendokumentasian laporan.
   Laporan potensi fraud yang masuk harus dibuat dokumentasi yang aman dan diteruskan ke pihak yang seharusnya. Dokumen laporan dapat diberi kode agar tidak bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. Membuat kebijakan keadilan dan perlindungan pelapor.
   Pelapor harus mendapat rasa aman saat mengungkapkan detil laporannya. Informasi perlindungan data pelapor dicantumkan dalam media komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan informasi potensi fraud.

Agar sistem pelaporan yang sudah ada di faskes dapat berjalan efektif, beberapa tips berikut dapat Anda terapkan:

1. Membuat kebijakan yang menjadikan sistem pelaporan fraud sebagai bagian dari program kepatuhan dan etik rumah sakit.
   Kebijakan ini harus disepakati dan dipahami bersama oleh seluruh staf faskes. Perlu sosialisasi kebijakan agar diketahui dan dipatuhi oleh seluruh staf faskes.
2. Memastikan berbagai saluran pelaporan yang disediakan berfungsi baik.
   Lakukan cek secara berkala untuk mengetahui keaktifan media pelaporan fraud yang ada di faskes. Pastikan sarana untuk melaporkan potensi fraud tersedia. Misal, alat tulis, bila media pelaporan yang digunakan berupa kotak saran.
3. Siapkan sistem pelaporan yang tidak perlu mencantumkan nama pelapor.
   Pastikan dalam form isian laporan ada keterangan bahwa pelapor dapat menggunakan kode saat menyebutkan identitasnya. Pastikan juga pelapor mengetahui bahwa identitas dan isi laporan yang mereka buat terjamin kerahasiaannya.
4. Menyiapkan insentif bagi pelapor.
   Insenstif tidak melulu harus berupa uang. Pemberian pelayanan gratis di faskes dapat menjadi reward yang representatif bagi pelapor.
5. Pimpinan menunjukan komitmen untuk menindaklanjuti pelaporan fraud.
   Percuma dibangun sistem pengaduan fraud bila tidak ada dukungan dan ketegasan pimpinan untuk menindaklanjuti hasil pelaporannya. Pimpinan harus menunjukkan komitmen untuk ikut serta mencegah fraud dengan menindaklanjuti hasil laporan potensi fraud yang disampaikan padanya.
6. Analisa laporan secara berkala dan didokumentasikan.
   Hal penting dalam pengelolaan laporan potensi fraud adalah keberkalaan. Laporan lebih baik dianalisis secara rutin, misal 3 bulan sekali. Potensi-potensi fraud yang ditemukan dari sarana pengaduan dapat segera ditindaklanjuti agar tidak berkembang lebih lanjut.
7. Lakukan edukasi dan publikasi terkait keberadaan dan cara menggunakan sistem pelaporan fraud.
   Sarana pengaduan potensi fraud harus disosialisasikan kepada staf faskes dan pasien agar dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin. Informasikan kepada mereka cara menggunakan sarana pengaduan tersebut, apa saja potensi fraud yang dapat dilaporkan, serta jaminan kerahasiaan identitas dan laporan yang mereka sampaikan.

Text: drg. Puti Aulia Rahma, MPH (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)

*Bila Anda merasa artikel ini bermanfaat, silakan share artikel ini. Sehingga manfaat ini juga dapat dirasakan orang sekitar Anda.
*Anda kami persilakan untuk menggunakan artikel ini untuk berbagai keperluan. Namun, jangan lupa mencantumkan nama penulis dan referensi terkait lainnya untuk menghindari plagiarisme.